MICROSOF EXCEL,PUJI,THOIFUR,MUFASIRIN,FAFA,

Aplikasi komputer data base

Sebagai Tugas Awal Semester 6

Microsoft (MS) EXCEL

Dosen Pembimbing :

Dra. YULITA PUJIHARTI, M.Kes.

                                                              Oleh :

1.PUJI RAHAYU(2101001420026)

2.MUFASIRIN(2101001420039)

3.M.THOIFUR .S(21010014200)

4.FASQOTULMASRUROH(211100142077)

Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial dan Humaniora

PRODI PENDIDIKAN EKONOMI DAN KEWIRAUSAHAAN NON REGULER

IKIP BUDI UTOMO MALANG

Jl. Simpang Arjuno 14B Telp. 326019, 323214 Fax (0341) 335070 Malang

ANGKATAN 2010 -2011

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan limpahan rahmat-Nya, tugas makalah ini sebagai tugas  semester enam dapat terselesaikan ,

Penyusun tak lupa mengucapkan terimakasih kepada :

1.      Dra. Yulita, Pujiharti,M.Kes, selaku Dosen Mata Kuliah aplikasi komputer database ,

2.      Teman-teman sekelas Jurusan Ekonomi dan Kewirausahaan Non Reguler,

3.      dan Pihak lain yang membantu terselesainya tugas makalah ini.

Penyusun juga menyadari bahwa penyusunan Makalah ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu Penyusun juga memohon maaf, jika dalam penyusunan Makalah ini, terdapat kesalahan dalam penulisan.

Oleh sebab itu, Penyusun sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak.

Besar harapan Penyusun, semoga Makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi Penyusun dan para pembaca pada umumnya.

Malang,  Desember  2012

Penyusun

MEMPERKENALALKAN  EXCEL

Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja dibawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka-angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data-data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

1.1     Memperkenalkan Excel

Gambar 1. Tampilan area kerja MS Excel

Catatan :

·         Formula Bar adalah : tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkan alamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………).

·         Name Box adalah : tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer. Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh :

→ cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.

Masuk MS Excel

Untuk memulai Microsoft Excel, ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan :

1.    Jalankan MS Windows.

2.    Setelah masuk ke Windows, klik tombol Start.

3.    Pilih Programs dari menu utama yang tampil

4.    Klik Microsoft Excel. Lihat Gambar 1.

Gambar 1 – Memulai Microsoft Excel

Keluar MS Excel

Untuk keluar dari Excel juga ada beberapa cara, di antaranya adalah melalui menu File dari halaman aplikasi Excel :

1.    Klik File.

2.    Klik Exit atau tekan tombol x. Lihat Gambar 2.

Gambar 2 – Program aplikasi MS Excel

1.2     Menyeting Workbook dan Worksheet

Setiap kali Anda menjalankan Microsoft Excel, sebuah workbook kosong dengan nama Book 1 akan dibuka dan siap untuk digunakan. Jika Anda membuka workbook baru yang kedua, nama Book2 akan tampil, dan seterusnya. Dalam Microsoft Excel, workbook merupakan file yang dapat digunakan untuk bekerja dan menampung data Anda, karena setiap workbook dapat mengandung beberapa worksheet dan Anda dapat mengorganisasikan berbagai jenis informasi yang terelasi dalam sebuah file tunggal.

Gambar 3- Workbook dan Worksheet

Keterangan gambar :

                Halaman worksheet terdiri atas kolom (diberi label sesuai abjad) dan baris (diberi label sesuai angka penomoran). Irisan antara kolom dan baris disebut sel (cell). Sel dapat berisi angka, huruf, rumus atau kombinasi dari ketiganya.

                Pointer sel adalah kotak yang menunjukkan sel yang Anda kerjakan saat ini.

                Title bar merepresentasikan nama MS Excel file yang sedang dikerjakan.

                Menu bar meliputi tools yang dapat dipergunakan untuk bekerja. Untuk memilih menu, klik pada ikon menu tersebut.

                Name box menunjukkan alamat dari sel yang aktif (sel yang sedang dikerjakan).

                Rumus(Formula) menunjukkan rumus yang dipergunakan untuk sel yang sedang aktif. Anda dapat mengedit rumus yang telah digunakan pada tempat ini.

                Toolbars mengandung tombol-tombol. Toolbar standar berada di bagian kiri dan mengandung tombol-tombol yang umum dipakai dalam operasi MS Excel. Formatting toolbar berada di sebelah kanan Toolbar standar, mengandung tombol-tombol yang digunakan untuk memformat worksheet. Setiap tombol diberi simbol yang mirip dengan kegunaannya.

                Sheet tabs menunjukkan worksheet yang saat ini dioperasikan. Di dalam satu halaman workbook, terdapat beberapa worksheet. Tombol navigasi sheet akan membantu Anda berpindah dari satu sheet ke sheet lain.

                Status bar adalah menunjukkan status aktif dari Num Lock dan Caps Lock.

                Office assistant berfungsi untuk memberi penjelasan bila Anda tidak mengetahui menu atau cara kerja MS Excel (Help).

Dalam merencanakan dan mendesain sebuah worksheet, terdapat beberapa hal penting :

a.    Tentukan fungsi worksheet, sehingga dapat disesuaikan dengan penamaan file

b.    Tentukan output dari worksheet tersebut.

c.    Kumpulkam informasi, data yang akan menjadikan input file.

d.    Tentukan rumus yang digunakan (bila ada) untuk perhitungan.

e.    Buat worksheet sesuai desain Anda. 

Berikut ini akan diperlihatkan contoh mengenai cara membuat worksheet beserta label dan nilai perhitungannya :

Contoh Worksheet

Langkah-langkahnya :

1.    Pilih sel yang tempat karakter akan diletakkan. Misalnya pilih sel B1 (pindahkan pointer aktif sel ke sel B1), lalu ketikkan di sel B1 tersebut “Summer 2001 MediaLoft Author Events Forecast”.

2.    Tekan tombol Enter, atau Tab untuk pindah ke sel yang lain.

3.    Tekan tombol à, ß, á atau â untuk pindah dari satu sel ke sel yang lain.

Beberapa tombol keyboard yang sering digunakan untuk membuat worksheet di Excel :

.               Backspace : Menghapus karakter di kiri kursor (dalam satu sel).

.               Delete : Menghapus kursor di kanan kursor (dalam satu sel).

.               Enter : Ganti sel (pindah baris).

.               End : Memindahkan kursor ke belakang karakter terakhir dari sel tempat kursor tersebut tadi berada.

.               à: Memindahkan kursor 1 karakter ke kanan.

.               ßMemindahkan kursor 1 karakter ke kiri.

.               á : Memindahkan kursor 1 baris ke atas.

.               â: Memindahkan kursor 1 baris ke bawah.

− PgUp : Memindahkan kursor 1 layar ke atas.

− PgDn : Memindahkan kursor 1 layar ke bawah.

− Tab : Memindahkan pointer sel aktif ke sel di sebelah kanannya (pindah satu kolom)

Untuk mengedit dapat dilakukan melalui langkah-langkah seperti berikut :

1.    Mulai program Excel, lalu buka file yang akan di edit.

2.    Misalkan pada Gambar 3 di atas, akan diubah sel D5 yang merupakan kejadian di Seattle pada bulan Agustus yang semula berbilai 6 menjadi bernilai 11. Mula-mula klik sel D5, kemudian langsung ketik nilai baru yang diinginkan.

3.    Pindahkan pointer sel aktif ke sel yang lain dari worksheet tersebut.

1.3      Pengeditan dan Pemformatan Worksheet

Pengeditan Worksheet

Pengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :

1.  Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit

2.  Double klik pada cell yang mau diedit

3.  Mengedit pada Formula Bar

Perintah untuk Pengeditan

. Menu Bar “Edit”

·      Fill : menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan. Perintah fill terdiri dari empat pilihan :

1.        Up : isi data pada cell dari bawah ke atas

2.        Down : isi data pada cell dari atas ke bawah

3.        Left : isi data pada cell dari kanan ke kiri

4.        Right : isi data pada cell dari kiri ke kanan

·      Delete : untuk menghapus cell beserta dengan isinya.

1.        Tombol Delete : menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet

2.        Shift Cell Left : menggeser cell ke kiri

3.        Shift Cell Up : menggeser cell ke atas

4.        Entire Row : menghapus 1 baris

5.        Entire Column : menghapus 1 kolom

Gambar 4. Kotak Dialog “Delete”

·      Delete Sheet : untuk menghapus sheet yang sedang aktif

·      Move or Copy Sheet : untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

Gambar 5. Kotak Dialog “Move or Copy”

Perintah untuk Pemformatan Worksheet

Gambar 6. Menu Bar “Format”

•      Cells… : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell. Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni :

Ø    number (format type data)

Ø    alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)

Ø    font (format tulisan)

Ø    border (format garis)

Ø    patterns(format warna pada cell)

Ø    protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

Gambar 7. Kotak Dialog “Format Cells”

·         Row : mengatur format dari baris

1.    Height : mengatur panjang dari suatu baris

2.    Autofit : mengembalikan ke ukuran baris yang standart

3.    Hide : menyembunyikan baris yang ditunjuk

4.    Unhide : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

Gambar 8. Menu “Row”

·         Column : mengatur format dari kolom

1.            Width… : mengatur lebar dari suatu kolom

2.            Autofit Selection : mengembalikan ke ukuran kolom yang standart

3.            Hide : menyembunyikan kolom yang ditunjuk

4.            Unhide : mengembalikan kolom yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

5.            Standard Width… : mengatur standart lebar dari suatu kolom

Gambar 9. Menu “Column”

·         Sheet : mengatur format dari sheet yang sedang aktif

1.            Rename : mengganti nama sheet yang sedang aktif

2.            Hide : menyembunyikan sheet yang sedang aktif

3.            Unhide : Menampilkan kembali sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang tersembunyi)

4.            Background : memberi gambar sebagai background dari layar kerja MS Excel

5.            Tab Color : memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet

Gambar 10. Menu “Sheet”

1.4      Membuka Data yang Sudah Ada

Open File

Anda dapat memodifikasi pekerjaan yang telah ada sebelumnya. Untuk itu Anda perlu membuka kembali file tersebut. Untuk membuka file Excel yang telah ada sebelumnya, lakukan langkah-langkah berikut ini :

1.    Masuk halaman ke workbook Microsoft Excel.

2.    Masukkan disket yang didalamnya terdapat file yang akan Anda buka. Bila file Anda tersebut telah berada di Harddisk, langsung ke langkah ke-3.

3.    Klik tombol Open pada toolbar standar. Atau klik menu File, lalu cari menu Open, kemudian klik di menu Open tersebut. Setelah tombol Open diklik, muncul kotak dialog seperti pada Gambar 5.

4.    Dalam kotak dialog tersebut, pilih drive tempat Anda menyimpan file tersebut. Setelah File Anda temukan, klik tombol Open yang ada dalam kotak dialog tersebut.

5.    Muncul File yang ingin Anda modifikasi.

Figure 1

Gambar 5 – Kotak Dialog Open File

1.5     Menyisipkan Gambar

Inserting picture

Menyisipkan gambar dalam file, dapat dilakukan dengan cara :

1.            Pilih menu Insert

2.            Klik Picture

3.            Pilih tipe gambar yang ingin disisipkan (misal Clip Art)

4.            Klik Clip Art

5.            Pilih Clip Art yang sesuai

6.            Muncul gambar yang telah disisipkan.

BAB 2

BEKERJA DENGAN FUNGSI DAN FORMULA

2.1          Fungsi Aritmatika

Fungsi aritmatika merupakan kumpulan fungsi yang berisi perintah-perintah untuk mengolah data yang berupa numeric. Beberapa jenis fungsi aritmatika:

A.   SUM

Fungsi : Sum digunakan untuk menghitung jumlah total dari suatu data numerik.

Rumus : = SUM (Cell : Cell)

Keterangan 

Cell 1  : alamat cell awal dari data yang akan dijumlahkan 

Cell 2  : alamat cell akhir dari data yang akan dijumlahkan

Catatan,

Gunakan pemisah antara cell 1 dengan cell 2 dengan :

Cara menggunakannya

Tempatkan pointer pada alamat cell tempat hasil perhitungan

Tulis = SUM(Cell 1:Cell 2)

Enter

Atau Tulis =SUM(drag dari cell awal perhitungan sampai cell akhir perhitungan)

Enter

Sebagai contoh perhatikanlah gambar di bawah ini

Untuk mengerjakan JUMLAH Anda gunakan rumus SUM Caranya:

a.    Letakkan pointer pada cell D12 (mencari jumlah total NILAI PENJUMLAHAN

b.    Tulis rumus =SUM(D6:D10),tekan enter  Atau =SUM(drag dari cell awal penjumlahan (D6) sampai cell akhir penjumlahan (D10)

c.Setelah selesai Anda tinggal mengkopikan rumus ke cell sebelahnya.

Cara – cara diatas juga berlaku untuk fungsi statistika yang lain.

Selain dengan menggunakan rumus SUM, untuk menghitung jumlah total  dari suatu data

numeric Anda bisa menggunakan Toolbar AutoSum 

ü    MMULT, digunakan untuk menampilkan hasil perkaliandari nilai-nilai numeric. Struktur penulisannya: =MMULT(nilai numeric)

Contoh:

=MMULT(25;6) hasilnya 25*6=150

ü    MOD, digunakan untuk menampilkan sisa hasil bagi dari nilai numeric. Struktur penulisannya: =MOD(nilai numeric)

Contoh:

=MOD(18;4) hasilnya 18MOD4=2

ü    ROUND, Digunakan untuk membulatkanangka decimal sesuai dengan jumlah digit decimal yang anda inginkan, strukur penulisannya: =ROUND(nilai decimal,jumlah digit decimal yang ingin dibulatkan).

Contoh: =ROUND(163.67;1) hasilnya adalah 167,7

2.2             Fungsi Statistik

A.     SUMIF

Digunakan untuk menjumlahkan data numerik (angka/ bilangan) pada suatu range sesuaidengan kriteria yang telah ditetapkan. Bentuk penulisan fungsinya sebagai berikut: =SUMIF(range:criteria:sum_range) Keterangan:

a. range : berisi sekelompok data yang sejenis dengan data kriteria.

b. Criteria : menetapkan kriteria dengan menyebut range yang digunakan

oleh excel untuk memilih record data sebagai dasar perhitungan. Kriteria dapat dipilih dengan menempatkan penunjukkan pada sel.

c. Sum_range : range data yang akan dijumlahkan

B.     COUNTIF

Digunakan untuk menghitung data pada suatu range sesuai dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Bentuk penulisan fungsinya sebagai berikut:

=COUNTIF(range:criteria)

a.            range : berisi sekelompok data yang sejenis dengan data kriteria.

b.            Criteria : menetapkan kriteria dengan menyebut range yang digunakan oleh excel untuk memilih record data sebagai dasar perhitungan. Kriteria dapat dipilih dengan menempatkan penunjukkan pada sel.

C.     COUNTA

Digunakan untuk menghitung banyak data non blank (kecuali sel kosong) yang berada pada range. Bentuk penulisan fungsinya sebagai berikut: =COUNTA(range) range : berisi sekelompok data yang sejenis dengan data kriteria.

Ada beberapa fungsi statistika yang sering Anda gunakan pada saat bekerja dengan Excel, yaitu diantaranya:

2.3             Fungsi Data Analysis

Fungsi Data Analysis merupakan perintah tambahan yang ada pada Microsoft Excel untuk mengolah data statistik. Data Analysis ini dapat dijalankan dengan mengaktifkan dulu Add-Ins Analylsis ToolPak yang berada pada Excel Option kemudian pada Manage pilih Excel add-ins kemudian klik Go maka akan tampil seperti berikut:

Pada Add-Ins available: cek list Analysis Toolpak untuk mengaktifkan data analysis, maka pada menu Data akan muncul fungsi analisys.

Apabila fungsi Data analysis diklik, maka akan tampil anaylisi tools sebagai berikut;

Di dalam kotak tersebut terdapat berbagai pilihan jenis analisis statistik, diantaranya dalam pemakaian analisis data dapat di gunakan dengan analysis toolsnya : Descriptive Statistics. Setelah di klik, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini :

1.            Masukkanlah Input Range data yang dipilih.

2.            Tentukan Grouped By apakah berdasarkan Columns atau Rows

3.            Tentukan Output Range tempat hasil data analysis.

4.            Check Summary statistiknya

5.            Tentukan Confidence Level for Mean

6.            Tentukan Kth Largest

7.            Tentukan Kth Smallest

8.            Kemudian klik OK, maka hasil analysis statistiknya akan muncul.

2.4             Fungsi Date/Time

Fungsi DATE & TIME adalah fungsi-fungsi untuk mengakses tanggal dan jam, dan

terdiri dari 14 fungsi. Mungkin pada suatu saat anda akan membutuhkan fasilitas ini pada lembar kerja Microsoft Excel. Sebelum kita masuk ke fungsi-fungsi yang berhubungan  dengan tanggal dan waktu, anda harus bisa memasukan data yang berupa data tanggal dan  data waktu.  Agar format tanggal dan jam sesuai dengan format yang berlaku di Indonesia, maka regional settimg (Windows  98) atau regional options (Windows 2000) harus diubah ke Indonesia.

A.   .  DATE

Memasukan Data Tanggal

Anda dapat memasukan data type tanggal dengan langkah sebagai berikut.

Ada dua cara memasukan data tanggal

Dengan mengetiknya secara langsung

Cara :

  Tempatkan pointer pada cell tempat data tanggal

  Ketikan data tanggal sesuai dengan format tanggal yang berlaku pada system

komputer anda dengan bentuk umum

DD/MM/YY atau MM/DD/YY

  Keterangan :

DD  : Tanggal

MM  : Bulan (dalam angka)

YY  : Tahun

Contoh : 

  Pada Cell B4 anda akan memasukan data tanggal 27 Januari 2007

  Maka tempatkan pointer pada cell B4

  Tulis  27/06/2007 atau 06/27/2006 

  Dengan menggunakan Rumus DATE

Selain dengan mengetik secara langsung anda juga bisa memasukan data

tanggal dengan menggunakan rumus DATE, cara ini lebih efisien jika data tanggal

yang kita masukan banyak.

Rumus  : =DATE (Cell 1; Cell 2; Cell 3)

Keterangan 

Cell 1    : cell yang berisi TAHUN

Cell 2    : cell yang berisi BULAN

Cell 3    : cell yang berisi TANGGAL

Catatan: 

Selain dengan menggunakan alamat cell, anda juga bisa menuliskan angkanya secara langsung. Untuk mengatur tampilan data tanggal anda juga menggunakn format cell yang sudah dibahas di depan.

Contoh

Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 14/05/2006

Gunakan fungsi =DAY(B4) di cell C4, maka hasilnya adalah 20

1.  MONTH

Month digunakan untuk mengambil angka bulan pada tanggal

Rumus =MONTH(Cell)

Keterangan 

Cell  : cell yang berupa data tanggal

Contoh,

Jika cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001

Gunakan fungsi = MONTH(B4) di cell D4, maka hasilnya adalah 10

2.  YEAR

Year digunakan untuk mengambil angka tahun dari data tanggl

Rumus

=YEAR(Cell)

Keterangan

Cell  : cell yang berupa data tanggal

Contoh,

Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/10/2001

3.  WEEKDAY

Weekday digunakan untuk mengambil angka urutan hari dalam satu minggu dari suatu  data tanggal

Rumus

=WEEKDAY(Cell)

Keterangan 

Cell  : cell yang berupa data tanggal

Contoh,

Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001

4.  CHOOSEE(WEEKDAY(cell)

Fungsi ini di gunakan untuk mengambil nama hari dari suatu data tanggal

Rumus

=CHOOSE(WEEKDAY(cell);”Minggu”;”Senin”;”Selasa”;”Rabu”;”Kamis”;”Jum‟at”;”

Sabtu”)

Keterangan 

Cell  : cell yang berupa data tanggal

Catatan,

Penulisan nama hari dimulai dari Minggu sampai Sabtu, dan setiap nama hari di apit

tanda petik dua di atas. 

Contoh,

Jika di cell B4 Anda tuliskan data tanggal 20/01/2001

Gunakan fungsi

=CHOOSE(WEEKDAY(b4);”Minggu”;”Senin”;”Selasa”;”Rabu”;”Kamis”;”Jum‟at”;”S

abtu”) di cell G4, maka hasilnya adalah Sabtu. 

5.  NOW

Fungsi ini digunakan  untuk menampilkan tanggal dan waktu system yang aktif pada

komputer Anda.

6.  TODAY

Fungsi ini digunakan untuk menampilkan tanggal system pada komputer Anda

B.   Fungsi Waktu / TIME

Selain data tanggal yang bisa Anda masukan kedalam lembar kerja Microsoft Excel,

Anda bisa memasukan data yang berupa waktu.

Memasukan data waktu.

Untuk memasukan data waktu ada dua cara yaitu :

Dengan cara mengetikannya secara langsung.

Cara :

a.    Tempatkan Pointer pada cell yang akan diisi dengan data waktu

HH:MM:SS

b.    Ketikan data waktu sesuai dengan format waktu yang berlaku pada system komputer anda, dengan bentuk umum

Keterangan

HH    : Jam

MM  : Menit

SS    : Detik

Contoh,

1.    Pada cell C5 Anda akan masuk data Waktu 19:30:59

2.    Maka tempatkan Pointer pada cell C5

3.    Tulis 19:30:59

2.4 Formatting

Untuk memformat, umumnya Anda harus memblok sel terlebih dahulu. Langkah yang perlu Anda lakukan untuk memblok sel adalah :

1.    Pilih sel yang ingin Anda blok

2.    Mulai dari sel yang hendak Anda blok, klik terus (jangan dilepas) sampai sel terakhir yang hendak diblok.Lihat gambar 8.

Gambar 8 – Memblok Sel

Cells

Kadang-kadang Anda perlu mengubah ukuran sel sehingga sesuai dengan teks yang terdapat dalam sel tersebut, atau mengatur sehingga karakter dalam sel menunjukkan waktu. Maka langkah yang perlu Anda lakukan :

1.    Tekan tombol Format.

2.    Klik tombol Cells.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :

Gambar 9- Kotak Dialog Format Cells

Misalkan Anda ingin mengisi semua isi sel sebagai data waktu, maka yang perlu Anda lakukan :

1.    Dalam kotak dialog, pilih tombol Number.

2.    Pada daftar Category, pilih Time

3.    Pada daftar Type, pilih tipe penulisan waktu yang Anda inginkan.

4.    Klik tombol OK.

Border

Misalkan Anda ingin memperlihatkan garis pembatas antar sel, maka yang perlu Anda lakukan untuk mengedit garis-garis yang membatasi sel adalah :

1.    Blok Sel-sel yang ingin Anda beri garis pembatas sel

2.    Pilih Menu Format

3.    Klik Cells

4.    Pada bagian Jenis Format yang Dapat Digunakan, pilih Border.

5.    Kotak Dialog akan berubah menjadi :

Gambar 10 – Kotak Dialog Format Border

Cara lainnya :

1.    Pilih sel/tempat yang ingin Anda format (diblok)

2.    Pilih tombol Borders pada halaman utama aplikasi Excel

3.    Pilih bentuk sel yang Anda inginkan dengan cara memilih gambar yang sesuai

4.    Untuk menghilangkan blok, klik sel yang tadi di blok

Gambar 11 – Format Border Sel

Alignment

Untuk memformat teks yang terdapat dalam suatu sel, sehingga karakter dalam sel tersebut terlihat sebagai :

                karakter yang dimulai dari sisi kiri sel

                karakter yang dimulai dari sisi kanan sel

                karakter yang berada di sisi atas sel

                karakter yang berada di sisi bawah sel

                karakter yang posisinya ada di tengah sel

Langkah yang perlu Anda lakukan adalah :

1.    Blok Sel-sel yang ingin Anda atur posisi teksnya

2.    Pilih Menu Format

3.    Klik Cells

4.    Pada bagian Jenis Format yang Dapat Digunakan, pilih Alignment.

5.    Kotak Dialog akan berubah menjadi :

Gambar 12 – Kotak Dialog Format Alignment

Font

Tulisan dalam suatu sel dapat diatur dengan cara :

1.    Blok sel-sel yang akan diatur bentuk tulisannya

2.    Pilih Menu Format pada menu bar

3.    Klik Cells

4.    Pilih Font

5.    Akan muncul kotak dialog seperti Gambar 13.

Gambar 13 –Kotak Dialog Format Tulisan

Untuk menyisipkan baris atau kolom, dapat dilakukan dengan cara:

1.    Tempatkan pointer sel aktif pada sel/kolom/baris yang hendak dihapus atau disisipkan

2.    Pilih menu Insert

3.    Tentukan pilihan Insert yang diinginkan (Insert baris, kolom, sel)

4.    Pilih Insert cell, muncul kotak dialog berikut :

Gambar 14 – Kotak Dialog Insert Cell

Untuk menghapus baris atau kolom, langkahnya :

1.    Tempatkan pointer sel aktif pada sel/kolom/baris yang hendak dihapus atau disisipkan

2.    Pilih menu Edit

3.    Klik Delete. Muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 15 – Kotak Dialog Delete

BAB 3

MENGATUR PENCETAKAN

Mengatur halaman dan Mencetak

Setelah Anda bekerja dengan dan menyimpan hasil pekerjaan Anda, mungkin Anda perlu untuk mencetaknya sebagai sebuah dokumen. Sebelum Anda mencetak, preview dahulu file Anda (untuk mengatur halaman) sehingga dapat diperoleh hasil maksimal.

Langkah yang diperlukan :

1.    Pada halaman aplikasi yang hendak dicetak, klik menu File, lalu klik menu Print Preview. Atau Anda bisa langsung dengan cara memilih tombol Print Preview pada toolbar.

2.    Klik Setup pada halaman Print Preview untuk mengatur ukuran halaman file (Gambar 23).

Gambar 23 – Pengaturan Halaman File

Bila setelah di Print Preview file Anda telah siap untuk dicetak, maka lakukan langkah berikut untuk mendapatkan dokumen tercetak :

1.    Pada menu file, klik Print. Muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 24 – Kotak Dialog untuk Mencetak

2.    Tentukan kriteria yang Anda inginkan untuk dicetak sesuai pada kotak dialog pada gambar 24.

3.    Klik OK

BAB 4

BEKERJA DENGAN GRAFIK

Untuk membuat grafik di Excel, mula-mula harus disiapkan file yang mengandung data yang akan dibuat grafiknya. Langkah-langkahnya :

1.    Buka File yang mengandung data yang hendak dibuat gambar grafiknya

Gambar 18 – Worksheet Untuk Grafik

2.  Pilih menu Grafik (Chart Wizard button) pada toolbar standar. Kemudian akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :

Gambar 19 – Kotak Dialog Pertama

3.    Klik Next untuk dari kotak dialog tersebut (setelah menentukan model/bentuk grafik yang ingin ditampilkan). Kemudian muncul kotak dialog seperti berikut :

Gambar 20 – Kotak Dialog Kedua

4.    Kemudian klik Next, muncul kotak dialog seperti berikut ini :

BAB 5

BEKERJA DENGAN PIVOT TABEL

A.        Menggunakan PivotTable dan PivotChart

Tabel pivot merupakan tabel interaktif yang dikombinasikan dengan cepat serta membandingkan sejumlah data. Pivot Tabel ini dapat memutar baris dan kolomnya untuk melihat jumlah total yang berbeda dari data sumber dan dapat menampilkan detail untuk masing-masing field. Manfaat pivot tabel ini dapat menganalisa total tertentu terutama bila memiliki daftar yang panjang untuk dijumlahkan dan hendak membandingkan beberapa fakta setiap figur. Karena Tabel pivot merupakan tabel interaktif, kita dapat mengubah tampilan data untuk melihat lebih jauh detail atan mengkalkulasi jumlah yang berbeda, seperti rata-rata. Dalam tabel pivot, setiap kolom atau field dalam data sumber menjadi field tabel Pivot yang menghitung baris informasi. Selain membuat PivotTable, Anda juga dapat sekaligus membuat PivotChartnya yang menggambarkan grafik dari PivotTable yang terbentuk. Untuk membuat dan menggunakan PivotTable dan PivotChart, ikuti langkah berikut ini: Buatlah tabel dengan data seperti di bawah ini :

1.    Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul database, berikut dengan seluruh data yang ada di bawahnya. Untuk contoh data di atas, sorot range B3:F28.

Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul database, berikut dengan seluruh data yang ada di bawahnya

2.    Setelah kli OK maka akan muncul gambar berikut:

Kemudian drag tombol data seperti di bawah ini:

a.  Tombol Session ditempatkan pada PAGE

b.  Tombol Nama ditempatkan pada ROW

c.  Tombol Materi ditempatkan pada COLUMN

d.  Tombol Jumlah Siswa ditempatkan pada DATA

Setelah selesai akan tampak seperti gambar di bawah ini :

    

Mengatur Gerak Cell Pointer

Enter                            :    memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

Shift Enter                  :    memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

Tab                               :    memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

Shift Tab                     :    memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

Page Up                      :    1 layar ke atas

Page down                 :    1 layar ke bawah

             :    ke kiri, kanan, atas, dan bawah

   :    ke batas data yang paling kiri atau kanan

             :    ke batas data yang paling atas atau bawah

Ctrl End                       :    menuju ke data yang paling akhir

Ctrl Home                    :    menuju ke awal cell (A1)

Home                           :    kembali ke kolom A pada baris yang sama

F5                                 :    menuju ke cell tertentu do Worksheet

Jenis Data pada Cell

1.    Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

•              Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

·                     Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

·                     Date : data tanggal

·                     Time : data waktu

2.    Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Bentuk Kursor

Menyalin isi cell

Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur berikut ini :

⇒ Pilih blok yang akan disalin lalu letakkan kursor ┼ pada sebelah kanan bawah cell yanga an di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

Membuat judul di tengah tabel

Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini :

Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama

Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center seperti dibawah ini.

Lalu gunakan toolbar merge and center

Gambar 2. Tombol Merge and Center pada Toolbar

 BAB 6

BEKERJA DENGAN MAKRO

Macro Recorder adalah sebuah bantuan yang mengubah aksi-aksi Excel (seperti Copy, Paste, buat Formula, mengubah lebar kolom dll)  menjadi kode-kode program Visual Basic for Applications (VBA).

Caranya, dari Menu Utama, pilih  Tools->Macro->Record New Macro untuk menampilkan dialog “Record Macro”.

1. Pada box “Macro Name”, masukkan nama Macro

2. Pada box “Description”, edit deskripsi Macro yang diperlukan.

3. Shortcut Key, digunakan untuk menentukan tombol jalan pintas yangdapat digunakan untuk menjalankan Macro yang telah terekam. Contohnya bila ditentukan “Ctrl+K”. Pada saat menggunakan dokumen excel yang bersangkutan, apabila tombol tersebut ditekan maka akan langsung menjalankan Macro yang telah terekam.

4. Store Macro in, digunakan untuk menentukan dimana macro yang terekam akan disimpan.

a.     This Workbook, artinya Macro akan direkam dan hanya dapat dijalankan pada dokumen yang bersangkutan. sehingga dokumen Excel lainnya tidak dapat menjalankan Macro yang tersebut

b. Personal Macro Workbook, bila diinginkan Macro tersebut ada dan dapat dijalankan oleh setiap dokumen Excel yang sedang dibuka.

c. New Workbook, bila diinginkan merekam Macro di sebuah dokumen Excel lain yang baru.

5. Untuk memulai merekam aksi-aksi ke dalam Macro, tekan OK.

6. Mulai melakukan aksi-aksi yang Anda inginkan untuk dapat direkam dalam Macro.

7. Bila selesai, pilih menu Tools->Macro->Stop Recording.

Untuk diketahui beberapa poin :

1.   Macro Recorder hanya cocok untuk Macro yang mudah atau merekam bagian kecil dari Macro yang lebih kompleks.

2.   Macro Recorder tidak dapat menggenerasi kode yang melakukan pengulangan, menentukan variabel, mengeksekusi perintah secara kondisi atau menampilkan kotak dialog.

3.   Kode yang dibangkitkan tergantung setting yang telah ditentukan.

4.   Akan sering dibutuhkan untuk membersihkan kode-kode yang tidak diperlukan.

cara menjalankan Macro yang kedua adalah dengan cara:

1. Dari menu bar Visual Basic Editor (VBE) dengan mengklik [Run] - [Run Sub/UserForm F5]
2. Dari menu bar Visual Basic Editor (VBE) dengan menekan tombol F8 beberapa kali untuk Melihat Macro Bekerja Step by Step atau line demi line

Kedua cara di atas adalah melalui Visual Basic Editor. Tentu saja ini agak riskan jika pemakai Macro anda harus selalu masuk ke VBE. Karena bisa jadi Macro yang anda buat, secara sengaja ataupun tidak sengaja bisa "tersentuh" dan berubah yang mengakibatkan kesalahan pada program.

Menjalankan Event pada Macro yang paling banyak digunakan adalah melalui Tombol (Button) Tombol ini umumnya di tempatkan pada Worksheet dan UserForm. Untuk menjalankan Event cukup hanya dengan mengklik tombol ini

Note Event adalah: Kejadian yang timbul akibat prosedur VBA (Macro) dijalankan, adapun contoh Event adalah Menghapus range, Membuka file,Mengcopy range, Mengcopy sel dll

Kembali ke awal tadi, bagaimana menjalankan Macro selain 2 cara yang di atas tadi? Pertama- tama siapkan sebuah kode sebagai bahan untuk latihan, kodenya adalah sbb:

Sub Latihan()
Range("A1").Value = 10
Range("A2").Value = 15
Range("A3").Formula = "=A1+A2"
Range("A1").SelectEnd Sub

CARA 1
- Dari menu bar Sheet1 Excel klik [Tools] - [Macro] - [Macros]
- Akan muncul seperti Gambar 1 berikut

- Lalu klik tombol Run, maka Macro akan dieksekusi yaitu muncul angka pada selA1=10,A2=15 dan A3=25
CARA

1. Hapus angka terdapat pada SeL A1,A2 dan A3
2. Dari menu bar Sheet1 Excel klik [Tools] - [Macro] - [Macros]
3.  Perhatikan Gambar 1 lalu klik tombol Options
4.  Lalu akan muncul gambar berikut
   
5. Pada kotak Ctrl+Shift ketikkan huruf S besar lalu klik OK
6.  Sekarang tekan Ctrl+Shift+S bersamaan, maka Macro akan dieksekusi

BAB 7

BEKERJA DENGAN DATA DATABASE

Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.:
=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

misal :

solusi :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =LOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

• fungsi hlookup
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :
=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

misal :

solusi :
Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).

Lookup value
Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.

misal :
Dari 2 tabel yakni tabel peminjaman dan tabel buku akan dibuat Daftar Peminjaman Buku.

BAB 8

BEKERJA DENGAN PROGRAM LAIN

7.1 Memasukkan File dari Program lain

Dengan membuat link antara workbook Excel dengan program Office lainnya, akan memudahkan anda untuk membuat dokumen dan presentasi yang informatif.
Berikut langkah-langkah memasukkan File dari Program lain :

1. Klik menu Insert, pada kelompok Text, klik Insert Object. maka akan muncul Object dialog box
2. klik Create from file, jika anda belum membuat file yang akan gabungkan dengan excel, pilih Create New
3. Klik Browse, untuk mencari file yang akan anda kombinasikan dengan Workbook Excel, maka akan muncul Browse dialog box
4. Pilih file yang akan anda kombinasikan, kemudian klik Insert
5. Centang kotak Link to file, agar file Excel anda tidak terlalu besar, anda dapat memilih Display as icon
6. Klik Ok. Maka file presentasi telah terhubung dengan workbook anda untuk membuka presentasi yang tergabung dalam workbook anda, klik dua kali atau klik kanan, klik presentation Object, kemudian klik Show

 BAB 9

MENGATUR PENGGUNAAN FILE BERSAMAAN

8.1 Berbagi pakai Daftar Data

Langkah langkah yang harus dijalankan pertama kali dalam program ini antara lain:.

1. klik menu tools
2. klik menu share workbook
3. aktifkan swharing workbook dengan memilih kotak cek allow changes by more than one user at the same time

Pada kotak dialog tersebut tekan tab advance untuk mengatur beberapa properties diantaranya adalah untuk mengatur history perubahan data yang tersimpan.

8.2  Memasukkan Komentar

Memberi pesan atau komentar di sel dalam ms excel seringkali diperlukan untuk mengarahkan dan memberitahu user tentang apa yang harus dilakukan untuk mengisi sel tersebut. File yang berbentuk form isian, baik yang berupa rumus maupun isian angka memang diperlukan pesan untuk memberitahukan user apa yang harus dilakukan, seperti peringatan “jangan menghapus rumus ini, karena hasilnya akan secara otomatis terisi” atau “silahkan masukkan kode nomor pendaftaran anda disini dengan 8 digit angka “.

Dengan adanya peringatan atau pesan akan mengurangi resiko kesalahan dalam penulisan dan pengisian form tersebut. Cara memberi pesan atau peringatan di sel pada ms excel bisa anda ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.    Pilih sel yang akan diberi pesan atau komentar

2.    Buka ribbon Review kemudian klik Add comment

3.    Tuliskan pesan atau koment anda, setelah itu klik di area lembar kerja ms excel

4.    Maka sel yang ada pesannya akan ditandai dengan segitiga merah pada pojok sebelah kanan atas. Jika mouse atau kursor diarahkan ke sel tersebut maka komentar atau pesan akan muncul.

8.3  Melacak dan Mengatur Perubahan Data Yang dilakukan Orang Lain

Anda dapat menegtahui perubahan-perubahan yang anda atau orang lain lakukan dengan sebuah fasilitas untuk merekan perubahan tersebut, yaitu fasilitas Track Changes. untuk mengaktifkan pengecekan , ikuti langkah-langkah berikut:

1.    Klik Menu Riview, pada kelompok Changes, klik Track Changes, kemudian klik Highlight Changes. maka akan muncul Highlight Changes dialog box

2.    Centang Track changes while editing..

3.    Centang kotak When, pilih All

When: Untuk mengatur kapan pengecekan dimulai, Who: Untuk mengatur terhadap siapa pengecekan dilakukan, Where: pada Lokasi mana pengecekan dilakukan

4.    Centang kotak Who, pilih Everyone

5.    Centang Highlight changes on screen untuk menampilkan perubahan-perubahan pada data.

6.    OK